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新型コロナウイルス感染症の影響により、区の総会などの開催方法について問い合わせが寄せられています。各区の状況に応じた方法をご検討ください。
また総会や会議開催の際は引き続き感染予防対策に努めていただくようお願いいたします。
多数の方が集まらずに総会を開催する方法として、書面表決や委任状を活用する方法があります。書面表決とは、参集せずに書面で決議する方法ですが、会則の中で定めが必要になります。
下記は一例ですので参考にしてください。
参集せずに書面で決議する方法
(1)総会の開催案内、書面表決書、議案書の配付
(2)書面表決書の提出
(3)書面表決書の集計(総会の開催)
(4)総会議事録の作成
(5)書面表決の結果報告書を配付する
委任状を受けた役員等、少人数により開催する方法
(1)総会の開催案内、議案書、委任状などを配付
(2)欠席する区民から「委任状」の提出
(3)総会の開催
(4)総会議事録の作成
(5)総会の結果報告書を配付する
*認可地縁団体(法人格のある区)については、年1回の総会を開催する必要があります。上記の方法などをご検討ください。なお、認可地縁団体については、会則に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決による総会を行うことができますが相互に議論できる環境を設けることが求められています。